5 шагов по контролю мошенничества в организации
Несмотря на длинный список контрольных мер обеспечения финансовой безопасности, бывают времена, когда можно убрать контрольные функции. За счет этого нередко можно устранить дополнительные конторские расходы или, по крайней мере, упростить различные процедуры бухгалтерского учета. Чтобы увидеть, можно ли устранить контрольную функцию, следует предпринять следующие шаги:
- Составьте схему процесса. Первым шагом является создание четких представлений о каждом шаге в ходе всего процесса, в который встраивается мера контроля. Создание схемы процесса необходимо для того, чтобы определить, где расположены другие пункты контроля. Определив излишние, или убедившись, что таких пунктов больше нет, можно принять обоснованное решение относительно необходимости той или иной контролирующей меры.
- Определите затраты на пункт контроля. Использовав схему для обнаружения пунктов контроля, которые, возможно, больше не нужны, необходимо затем определить затраты на них. Это может оказаться сложным вычислением, поскольку может включать не только определенное количество затрат труда, материалов или накладных расходов, которые будут сокращены, возможно также, что контрольный пункт находится в центре технологического «узкого места», и, таким образом, наличие контроля непосредственно снижает производительность процесса, что приводит в итоге к сокращению прибыли. В этом случае дополнительное снижение прибыли должно быть добавлено к дополнительным затратам, связанным с проведением контроля, чтобы определить его общую стоимость.
- Определите степень важности контроля. Если пункт контроля является всего лишь дополнительным по отношению к другой мере контроля, то удаление его может не оказать значительного влияния на способность компании контролировать свои активы. Однако если его удаление компенсировано только рядом более слабых мер контроля, то может быть лучше сохранить его.
- Подсчитайте отдачу от затрат на контроль. Предыдущие два пункта, можно сопоставить, чтобы посмотреть, перевешивает ли важность контроля затраты на него, или имеющийся набор мер контроля позволяет устранить важный пункт без значительных изменений в степени риска, и при этом устранить связанные с ним затраты.
- Проверните использование мер контроля, которые предполагается удалить. Даже когда имеются явные причины для устранения контрольного пункта, полезно уведомить всех, кто участвует в процессе, в который встроен этот контрольный пункт, чтобы проверить, нет ли какой-то иной функции, которую он выполняет. Например, контроль над продолжительностью цикла обработки может быть больше не нужен в качестве контрольного пункта, но является превосходным источником информации для того, кто отслеживает степень загрузки оборудования. В таких случаях, прежде чем устранять контроль, полезно определить его ценность для альтернативного пользователя. Может оказаться необходимым сохранить альтернативное использование перед тем, как контрольный пункт будет устранен.
Оценку системы контроля следует повторять всякий раз, когда происходит значительное изменение в схеме процесса. Даже если в течение какого-то времени не было явного изменения, то, вероятно, что в этот процесс было внесено большое число мелких изменении, чье кумулятивное влияние сделает необходимым пересмотр контроля. Период времени между такими пересмотрами будет различаться с отраслям, поскольку в некоторых из них происходит немного изменений за долгие годы, в то время как другие постоянно меняют свои модели бизнеса, что само по себе требует изменений в поддерживающих их процессах.
Если имеются какие-либо значительные изменения в модели бизнеса, например, добавление любых технологий, выход на новые рынки или появление новых продуктовых линий, следует провести полный анализ всех связанных с этим процедур, причем как до, так и сразу после изменений, чтобы иметь возможность быстро устранить ненужные виды контроля пли усилить его слабые направления.
