Подотчетники. Выдача сумм в подотчет и удержание подоходного налога.

Рассмотрены вопросы, связанные с выдачей сумм в подотчет работнику организации.

В каждой организации на территории нашей страны обязательно будут подотчетные лица, которые работают на хозяйственные нужды организации за счет ее наличных денежных средств. Все данные операции должны быть проведены через бухгалтерию с отнесением соответствующих затрат на расходы фирмы. Подотчетники – это лица, уполномоченные приказом или распоряжением действовать с наличными денежными средствами с другими организациями (контрагентами). Без данного приказа бухгалтерия не сможет признать произведенные расходы для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль.

Весь учет ведется по счету 71 бухгалтерского плана счетов. Этот счет является активным, т.е. теоретически работник должен быть должен организации. Но могут возникнуть ситуации, когда работник потратит дополнительно и часть своих средств, выходит, что данный счет может быть и пассивным.

Данный учет подразумевает то, что работнику выдается из кассы организации аванс в подотчет, который он тратит согласно какому-либо заданию руководства. Но бывают обстоятельства, в которых работник сначала производит какие-либо расходы, а потом их компенсирует. Бухгалтерия, как правило, проводит данные расчеты как обычно, но данная проблема противоречит самой характеристике данного счета. То есть получается, что человек купил на свои деньги, а значит в свое пользование. При передаче материалов фирме возникнут отношения как между продавцом и покупателем (работник продает их работодателю), в соответствии с налоговым кодексом возникает обязанность уплатить налог с этого вида доходов и подачи декларации по форме 3-НДФЛ.

Другая ситуация. Работник не отчитывается по выданным ему подотчетным суммам, т.е. за работником копится долг по счету 71. после чего работник увольняется, при этом, не погасив свой долг. Если сумма долга достаточно велика, то можно обратиться в суд и взыскать эту задолженность. В том случае, если сумма не велика, то можно просто списать данные долги и сообщить в налоговый орган о полученном доходе, от которого невозможно удержать подоходный налог.

Таким образом, иногда случаются обстоятельства, когда и с сумм полученных в подотчет может удерживаться подоходный налог.

Автор: zhizhin ¹⁸