Документооборот: основные понятия

В статье рассматриваются основные первичные документы (договор, акт сдачи-приемки, счет-фактуры), а также понятие счета и иных документов

При взаимодействии с любой организацией, юридические лица руководствуются нормами, оговоренными в Гражданском кодексе и Налоговом кодексе. Вкратце, проговорим основные моменты связанные с документооборотом.

Официальные взаимоотношения включают в себя несколько ключевых моментов:

1. Договор.

Чаще всего в договоре участвуют две стороны – одна выступает в роли Заказчика, другая сторона – Исполнитель. Обычно на фирме-исполнителе есть шаблон договора, предлагаемый всем клиентам к заключению – он занимается Рамочный. У Договора обязательно есть дата и место заключения, ответственные лица, действующие от имени фирмы на основании конкретных документов (обычно Устав или доверенность), а также в нем прописывают предмет договора, срок действия, условия отгрузки и оплаты, штрафные санкции, реквизиты сторон и т.д. Если необходимо, к указанному договору готовят дополнительные соглашения, дополняющие или изменяющие конкретные пункты Договора.

2. Счет.

Счет – это документ с суммой и реквизитами на оплату для бухгалтерии. Распространенная ошибка менеджеров, которым волею судеб приходится влезать в бухгалтерию, это считать счет бухгалтерским документом. А это не первичный документ, а лишь документ с реквизиты для оплаты.

3. Акт сдачи-приемки.

Это основной документ бухгалтерии. Обычно в акте сдачи-приемки указываются сроки оказанных услуг, реальная (фактическая) стоимость выполненных работ(оказанных услуг), и собственно по этому документу бухгалтерия делает проводки. Несмотря на то, что в договоре распространена формулировка, что при отсутствии письменных возражений в течении 5-10 дней после получения акта сдачи-приемки, он считается принятым, обязательно необходимо проконтролировать подписание указанного документа всеми оговоренными в акте сторонами.

4. Счет-фактуры.

Этот документ предоставляет бухгалтерия Исполнителя на оказанную услугу (за выполненные работы). Документ нужен для дальнейшего возмещения НДС бухгалтерией Заказчика. Обычно предоставляют в одном пакете с актом сдачи-приемки – напоминаю, что данные в этих двух документах должны совпадать.

5. Разные документы (оформляются по желанию сторон).

В любой момент времени организации, связанные договорными отношениями, могут оформить акт сверки взаимных расчетов. Также в процессе работы в рамках действия заключенного договора могут возникнуть самые разные текущие вопросы. Есть поговорка, постоянно витающая среди бухгалтерско-финансового состава: «слова к делу не пришьешь», поэтому в основном текущие вопросы стараются решать письменно – в электронном виде или на бумажном носителе (с подписями уполномоченных договором лиц и печатью).

Автор: _G_S_V_ ⁴⁶⁷