Автоматизированные системы бухгалтерского учета

Описание автоматизированных бухгалтерских систем. Понятие, классификация.

Исторически именно системы автоматизации бухгалтерского учета появились в России первыми. Значительный рывок в развитии бухгалтерских ИС произошел с появлением персональных ЭВМ, на базе которых были созданы автоматизированные рабочие места (АРМ), в результате чего бухгалтер, т. е. главный пользователь, получил возможность работать с информацией непосредственно, минуя посредников.

Бухгалтерские комплексы.

Первые бухгалтерские системы представляли собой так называемые бухгалтерские комплексы – отдельные программы для каждого раздела учета, созданные еще до появления персональных компьютеров. Для средних и крупных предприятий такая форма бухгалтерских программ рациональна до сих пор. Развитие технологии здесь идет в направлении более глубокой интеграции отдельных участков учета, создания новых управленческих, торговых и аналитических модулей комплекса. Бухгалтерский комплекс может иметь средства обмена данными между отдельными автоматизированными рабочими местами, входящими в него, и средства объединения информации для сведения баланса, получения сводных выходных форм и построения отчетности. На данном этапе автоматизировались отдельные, наиболее трудоемкие задачи бухгалтерского учета – учет заработной платы, затрат на производство, материальных ценностей, подсчет себестоимости продукции. Первоначально в таких комплексах информация обрабатывалась централизованно, некоторвая децентрализация началась только после появления мини-ЭВМ.

В настоящее время комплексы используются, прежде всего, для автоматизации складского учета, учета и заработной платы. Основными пользователями таких программ являются крупные и средние предприятия с большим оборотом хозяйственных средств многочисленным персоналом.

Из известных на российском рынке программ данного класса можно выделить: “Учет товаров и материалов” (фирма “Паритет-Софт”), “Склад” (фирма “Фолио”), “Торговый склад” (фирма “Инфин”), “Парус – Реализация и Склад” (корпорация “Парус”); “1 С – зарплата” (фирма “1 С”); “Заработная плата” (фирма “Паритет-Софт”); “Мини-зарплата”, “Макси-зарплата”, “Супер-зарплата” (фирма “Инфин”), “Зарплата” (корпорация “Парус”) и другие.

Современный бухгалтерский комплекс представляет собой несколько программ по различным участкам учета, объединенных с помощью так называемой сводной программы, “подводящей итоги”.

Мини-бухгалтерии.

В начале 90-х годов появление в России большого количества коммерческих структур потребовало программного обеспечения для ведения простой бухгалтерии. На рынке бухгалтерского программного обеспечения появились так называемые мини-системы или мини-бухгалтерии – разработки ряда фирм, позволяющие работать бухгалтерам самой разной квалификации. К данному классу относятся программы, предназначенные главным образом для бухгалтерий с численностью 1-3 человека без явной специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Эти программы ориентированы на малый бизнес, реализуют функции ведения синтетического и стоимостного аналитического учета, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять набор первичных документов и формировать отчетность. На малых предприятиях основной объем работ приходится на финансовый учет (а не управленческий). Среди этой группы наибольшее распространение получили: “Интегратор-Соло” (фирма “Инфософт”); “ДиаСОФТ BALANS” (фирма “Диасофт”); “АУБИ-мини-бухгалтерия” (фирма “О’Стрим”); “Инфо-Бухгалтер” для малых предприятий (фирма “Информатик”) и другие.

Комплексные или интегрированные бухгалтерские системы.

Дальнейшее развитие бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий, потребовало от бухгалтерских ИС расширенных возможностей

и перехода от упрощенного учета к универсальному. Для пользователей бухгалтерских информационных систем – квалифицированных бухгалтеров – была необходима автоматизация не только всех учетных задач, но и получение своевременной и оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления предприятием, сохранения финансового равновесия, получения стабильной прибыли. Поэтому потребовались бухгалтерские системы, работающие в сети.

В этой связи появились комплексные или интегрированные бухгалтерские системы, такие, как “ABACUS”, рассчитанные на бухгалтерию в 50-60 человек. К этому классу относятся программы, объединяющие и поддерживающие ведение всех основных учетных функций и разделов. Интегрированные бухгалтерские ИС в основном ориентированы на средний бизнес и служат для работы на одном компьютере, хотя возможны варианты их использования на нескольких компьютерах, а также в локальной сети. При этом на каждом персональном компьютере отображается, как правило, вся система. Наиболее распространены программные пакеты фирм ПАРУС (“Парус-предприятие” – вариант для крупных и средних предприятий), ИНФОСОФТ (“Интегратор”), “Интеллект Сервис” (“БЭСТ” – для комплексной автоматизации предприятий), “Ланкс” (“Суперменеджер”), “Диц” (“Турбобухгалтер”) и других.

Данный класс бухгалтерских систем относится к системам, которые легко настраиваются на специфику ведения бухгалтерского учета на промышленном предприятии и могут работать как в сети, так и на отбельных рабочих местах учетных работников. Поэтому подобные системы занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения.

Такие системы предоставляют широчайшие возможности ведения бухгалтерского учета на предприятии; благодаря использованию различных современных информационных технологий они обеспечивают:

• возможность настройки на особенности любой бухгалтерии как для малых предприятий, так и для корпоративных структур. Это достигается, например, за счет ведения плана счетов, изменения и добавления налоговых ставок, проводок, видов начислений и удержаний, размера минимальной заработной платы;
• ведение расширенного аналитического учета за счет добавления к отдельным балансовым счетам аналитических признаков. Глубину аналитического учета можно определить по структуре плана отчетов. Некоторые программы позволяют добавлять к счету объекты аналитического учета до десятого порядка в глубину;
• регистрацию хозяйственных операций несколькими способами. Наиболее часто встречаются два подхода при регистрации хозяйственных операций – “от проводки” и “от первичного документа’. В первом случае, как правило, ведется один или несколько журналов хозяйственных операций, в которых регистрируются проводки. Во втором – ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, авансовых отчетов и других). Далее система автоматически формирует соответствующие проводки;
• несколько вариантов ввода информации, что облегчает и ускоряет процесс регистрации учетной информации:
• вручную с клавиатуры на основе первичного документа;
• путем копирования хозяйственной операции из журнала и ее дальнейшей корректировки;
• на основе типовых операций посредством использования справочника типовых операций;
• путем заполнения бланков первичных документов, выбранных из справочника. Одновременно при вводе информации создается первичный документ и формируются проводки в журнале хозяйственных операций;
• формирование любых отчетных первичных документов и оперативных сводок, а также форм финансовой отчетности в любой момент времени и за люобой период (от одного дня до года). Как правило, в любой системе предлагается набор стандартных форм (оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, главная книга и другие), а также ряд отчетных форм, которые бухгалтер может настраивать в соответствии с постоянно меняющимся законодательством (баланс предприятия, отчет о финансовых результатах, расчет НДС и другие). Использование встроенного текстового редактора или генератора отчетов позволяет создавать и корректировать любые бланки бухгалтерской отчетности, а также бланки, специфические для данного предприятия;
• формирование графических иллюстраций результатов финансово-хозяйственной деятельности с помощью графического редактора;
• сбор информации обо всех этапах работы для контроля за деятельносттью работников бухгалтерии. Для этого автоматически ведется журнал, в который заносятся данные о действиях пользователей системы;
• формирование оперативной информации о состоянии дел на предприятии, возможность консолидированного управления и получение консолидированных финансовых отчетов на основе использования сетевых технологий;
• надежность и сохранность информации путем определения для каждого пользователя уровня доступа (администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, работник склада и др.); путем закрытия от изменений всех данных за определенный период; с помощью периодического резервного сохранения данных и последующего их восстановления, а также проверки целостности данных и их корректировки после возможных сбоев в системе;
• введение многовалютного бухгалтерского учета;
• ведение учета на предприятиях розничной торговли, обеспечение связи системы с электронными кассовыми аппаратами.

Западные системы.

Среди финансово-экономического программного обеспечения на российском рынке особое место занимают западные системы. Они демонстрируют комплексный подход к управлению финансами ии бизнесом. Наиболее широко зарекомендовали себя программные комплексы для крупного бизнеса, такие, как “Scala”, “Sun System”, “Platinum”, “SAP”, “Avalon”, “Triton”.

Западные программные продукты относятся к классу комплексных бухгалтерских систем, в которых учет ведется в режиме реального времени. Они построенгы по модульному принципу; основными модулями такой системы являются:

• Главная книга и Расширенный генератор отчетов;
• Банковская книга;
• Заказчики;
• Поставщики;
• Оформление заказов;
• Расчеты с заказчиками;
• Склад;
• Расчеты с поставщиками.

Основной причиной распространения западных программ на российском рынке явилась необходимость ведения бухгалтерского учета в международных стандартах. Российские пакеты изначально создавались для российского рынка и не были предназначены для расширения своих функций до ведения западного варианта учета. Западные пакеты с момента выхода их поставшиков на российский рынок в начале 1990-х гг. сумели успешно перестроиться для удовлетворения требований российского учета. В своем большинстве они способны поддерживать два варианта учета – западный и российский, однако очень громоздки и сложны для изучения, а также очень дорогостоящи. Российские производители подобных систем мало известны широкой общественности, наиболее известным сейчас является отечественный комплекс “Галактика” (фирма “Галактика”).

Финансово-аналитические программы.

Дальнейшее развитие возможностей бухгалтерских информационных систем вызвано необходимостью аналитической обработки учетной информации, накапливаемой в этих системах и используемой менеджерами и руководителями в повседневной деятельности для принятия управленческих решений. Использование известных экономико-математических методов, методов математической статистики, соответствующих инструментальных средств программирования в условиях жесткой конкуренции на российском рынке привело к появлению финансово-аналитических программ, позволяющих вести анализ финансового состояния и результатов деятельности предприятия. Условно такие программы можно разделить на подклассы:

• системы анализа хозяйственной деятельности предприятия
• и системы для работы с инвестиционными проектами.

ИС данного класса должны осуществлять следующие функции:

• анализ и оценка отдельных показателей производственно-финансового состояния объекта или предприятия по различным методикам и применение этих оценок;
• экономический анализ деятельности объекта исследования, прогноз;
• анализ и оценка по методикам, соответствующим международным стандартам, сравнение показателей деятельности отечественных и зарубежных фирм;
• расчет вариантов бизнес-планов, ранжирование вариантов по приоритетам пользователя;
• расчетдополнительных показателей по алгоритмам пользователя;
• одновременное использование большого числа показателей, включение в анализ различных факторов как экономического, так и неэкономического характера;
• использование статических и динамических вариантов сравнения элементов анализа;
• табличное и графическое представление информации.

К ним можно отнести такие программы, как: “Экспресс-Анализ” (фирма “Телеком-Сервис”); “ФинЭксперт” (фирма “РосЭкспертиза”); “Альт-Финанс” (фирма “Альт”), “Audit Expert” (фирма “Pro-INVEST Consulting”) и другие.

В целях удовлетворения сложившегося спроса на рынке финансово-экономического программного обеспечения подобные программы можно использовать как самостоятельно для оценки, управления и расширения бизнеса на предприятии, так и в комплексе с уже существующими системами в качестве приложения к ним.

Заключение.

В настоящее время общество переживает очередной этап своего развития – переход к постиндустриальной форме общественно-экономических отношений. На данном этапе информационные технологии становятся неотъемлеиой частью любой формы общественных отношений – общество переходит от традиционных форм производства к производству знаний, информационных средств. Для успешного осуществления такого перехода необходимо непрерывное развитие и совершениствование взаимодействия пользователя (человека) и “машины” – информационной системы. Конечной целью такого развития должно стать создание системы коммуникаций и единого всемирного информационного пространства, охватывающего све области деятельности человека во всех уголках земного шара.

Это же развитие может быть “спроецировано” в масштабе отдельного предприятия или транснациональной корпорации. Создание единой корпоративной информационной системы, объединяющей все информационные службы и системы, функционирующие (или функционировавшие) независимо в рамках организации, должно сопровождаться качественными изменениями, охватывающими все аспекты деятельности как информационных систем, так и структурных подразделений организации.

Работники корпорации должны выработать у себя информационную модель поведения и мышления, при которой информация, ее сбор, накопление, анализ и использование должны стать неотъемлемым и даже ключевым компонентом их деятельности, от продуктивности которого будет зависеть их профессиональный успех и, как следствие, успешность деятельности фирмы. Работники должны быть высококлассными специалистами в различных областях информационных технологий – программном обеспечении, технических средствах (их производстве и обслуживании), организационном и методическом обеспечении, и не просто знать теоретические основы, а ориентироваться в посточнно развивающихся технологиях и уметь применять свои знания на практике. Специалист должен непрерывно совершенствовать свои навыки, осваивать новые методы и средства работы, быть в курсе новейших разработок и тенденций в развитии информационных технологий – посещать выставки, научно-практические конференции и семинары, читать периодическую литературу, посвященную данной области. Только в этом случае ему удастся избежать “застоя” и постоянно оставаться на переднем крае научно-производственной жизни общества.

Аналогичным образом должно вести себя и предприятие, жедающее иметь устойчивые преимущества перед конкурентами, ведь ни для кого не секрет, что в современных условиях организация, активно изучающая, внедряющая и грамотно использующая новейшие информационные технологии, находится в заведомо более выгодном положении на рынке, чем конкурирующие фирмы, не уделющие информационным технологиям должного внимания. Руководство предприятия должно способствовать как развитию материально-технологической базы предприятия (производить закупку, установку, обеспечивать современных инфоромационных технологий), так и обучению и тренингам персонала. Информационные технологии должны вводить в стратегию развития и управления предприятия. В этом случае затраты на внедрение информационных технологий и систем и тренинг персонала не только будут окупаться в кратчайшие сроки, но и приносить существенную прибыль.

Литература.

• Гагарина Л. Г. Автоматизированные информационные системы: учеб. Пособие. М.: МИЭТ, 2003.
• Галкина Г. Е. Бухгалтерские информационные системы (БУИС)/ Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. М. : ММИЭИФП, 2002.
• Румянцева Е. Л., Слюсарь В. В. Информационные технологии: учеб. Пособие / Под ред. Проф. Л. Г. Гагариной. – М. : ИД “ФОРУМ”: ИНФРА –М,2007.

Автор: uranmaximum1 ¹⁹